تهیه و تنظیم
بودجه به صورت سالانه بوده ، لیکن ممکن است براثر کسب درآمدهای اضافه بر پیش بینی
بودجه ، تنظیم متمم بودجه در طی سال برای یک یا چند نوبت اتفاق افتد . همچنین
انجام اصلاحات با اخذ مجوز از مراجع ذی صلاح نیز یک امر عادی و بدیهی در شهرداری
ها و سازمان های تابعه می باشد . تنظیم بودجه و انجام مراحل مختلف آن در صورت وجود
اطلاعات دو سال مالی در سیستم حسابداری ، امکان پذیر بوده که برای این امر در بخش تعریف و تغییر
سرفصل ، گزینه { بودجه و اعتبارات }
انتخاب و حسب نیاز از گزینه های { پیشنهاد بودجه } یا { تنظیم بودجه } استفاده می گردد ؛
الف - در
صورتی که خواسته باشید تا سیستم با استفاده از اطلاعات حسابداری ، عملیات تنظیم
بودجه را دنبال نماید ، در این صورت از گزینه { پیشنهاد بودجه } استفاده و با
انجام مواردی که در سیستم در نظر گرفته شده ، شامل مقاطع تنظیم بودجه ( منظور شش
ماهه ، هفت ماهه و ... می باشد ) موضوع دنبال می گردد . لازم به ذکر است چون ممکن
است سنوات قبل اطلاعات حسابداری در بخش درآمدها و هزینه ها با سند ویژه و اختتامیه
صفر شده باشد ، فلذا ضروری است در هنگام استفاده از گزینه { پیشنهاد بودجه } به
این موضوع توجه شده و در بخش انتهائی این گزینه { به استثناء اسناد بعد از شماره }
شماره آخرین سند ثبت شده یعنی شماره سند قبل از سند ویژه وارد نمائید تا سیستم به
صورت خودکار اطلاعات مورد نیاز را از حسابداری استخراج و در فرم های تنظیم بودجه
ثبت نماید . در این بخش ضروری است تا پس از اتمام کار توسط سیستم و ثبت اطلاعات (
به پیغام های سیستم به عنوان راهنما برای انجام صحیح اقدامات توجه شود ) با اتنخاب
گزینه { تنظیم بودجه } و حسب مورد بودجه برای سال جاری و آتی ، در نهایت سرفصل
درآمدها و هزینه ها انتخاب و با استفاده از کلیدهای معرفی شده از سوی سیستم (
کلیدهای راهنما در پائین هر صفحه می باشد ) انجام مراحل بودجه پیشنهادی و مصوب
دنبال و با تعیین درصدهای جاری و عمرانی ، عملیات تنظیم بودجه نهائی گردد .
ب – در صورتی
که نیازی به ثبت اطلاعات مقاطع قبل نداشته باشید ، در این صورت با انتخاب گزینه {
تنظیم بودجه } نهایتأ در ستون بودجه مصوب ، اطلاعات بودجه ثبت می گردد . تفاوت این
بخش با بخش الف در این است که در این بخش فقط اطلاعات بودجه مصوب و تعیین درصدهای
آن ثبت میشود وبه اطلاعات مقاطع بودجه ریزی و استفاده سیستم از اطلاعات حسابداری
نیازی نخواهد بود .
ج – درصورت
تنظیم متمم بودجه یا انجام اصلاحات در آحاد بودجه اعم از درآمدها یا هزینه ها در
طی سال مالی ، با انتخاب گزینه { متمم یا اصلاح بودجه } امکان ثبت تغییرات وجود خواهد
داشت .
در صورت ثبت
اطلاعات بودجه با توجه به روش الف ، ب و ج فوق ، در این صورت بخش تفریغ بودجه
سیستم فعال شده و امکان گزارش گیری ( مقایسه اطلاعات حسابداری و آخرین اطلاعات
بودجه ) برای شما فراهم می گردد . در بخش تفریغ بودجه توجه به نکات زیر از اهمیت
برخوردار است ؛
الف – در طی
سال با انتخاب گزینه { گزارش تفریغ بودجه } در بخش گزارشات با ثبت تعداد روزهائی
که اطلاعات حسابداری در نرم افزار ثبت شده ، سیستم میزان بودجه به نسبت همان تعداد
روز را محاسبه و گزارش مقایسه ای مورد نظر را استخراج می نماید .
ب – از آنجائیکه
در پایان سال مالی با استفاده از سند ویژه و سند اختتامی ، اطلاعات حسابداری سرفصل
های درآمد و هزینه صفر می گردد ، فلذا امکان استخراج تفریغ بودجه میسر نخواهد بود
، مگر اینکه اطلاعات اسناد ویژه و سند اختتامی از سیستم حذف گردد . به بیان دیگر
تهیه گزارش تفریغ بودجه تا قبل از ثبت اطلاعات سند ویژه وسند اختتامی امکان پذیر
خواهد بود .
ج – در صورتی
که بعد از بستن حسابها تعداد روزهای تهیه گزارش نیز 365 روز تعیین گردد ، علیرغم
بستن حسابها سیستم گزارش تفریغ بودجه را به نسبت 365 روز محاسبه می نماید . در این
صورت اطلاعات بودجه نیز به میزان 365 روز محاسبه گردیده است .