22 - روش صحیح بستن حسابها در پایان سال مالی :

در سیستم حسابداری دو گروه حساب وجود دارد که مشهور به جساب های دائمی و موقت می باشد . حساب های دائمی حساب هائی هستند که در طی سال عملکرد داشته و در پایان سال نیز مانده آنها به سال مالی بعد منتقل می گردد که با کدهای 1 ، 2 ، 3 و 6  شناسائی  می شوند . کدهای 1 ، 2 و 3  حساب های  ترازنامه ای بوده  و کد  6 حساب های  انتظامی  می باشد . حساب های موقت حساب هائی هستند که در طی سال مالی دارای عملکرد بوده ، لیکن مانده آنها در پایان سال مالی به حساب های دائمی بسته می شوند و با کد 4 و 5 شناسائی می شوند و مانده آنها به کد 3 منتقل می گردد . فایل توضیحات کامل شیوه بستن حساب های دائم و موقت و انتقال آن به سال بعد که به صورت  pdf و به صورت مبسوط تهیه شده و در برنامه Acrobat قابل مشاهده و چاپ می باشد ، برای بهره برداری ضمیمه می باشد .

دریافت
حجم: 53.1 کیلوبایت
توضیحات: راهنمای چگونگی بستن حسابها

20 - روش های ثبت سریع اطلاعات حسابداری :

برای اینکه شما قادر باشید تا اطلاعات حسابداری را با سرعت زیاد ثبت نمائید ، موارد ذیل می بایستی مورد توجه قرارگیرد ؛

الف : با استفاده از توضیحاتی که در یادداشت 16 به آن پرداخته شد ، شرح های استانداردی که دارای کاربرد بیشتری هستند در ابتدای ردیف های شرح استاندار قرار دهید .

ب : پس از ثبت اسناد یک ماه در ابتدای سال ، شماره اسناد ثبت درآمد ، ثبت حقوق ماهانه ، ثبت صورت وضعیت ، ثبت اسناد تنخواه گردان و ... که معمولاً تشابه زیادی با هم دارند را یادداشت و در کنار دست خود قرار دهید تا بتوانید با استفاده از کلید  F10  که در یادداشت 19 به آن پرداخته شد ، سندهای مشابه را سریع ثبت نمائید .

ج : از امکانات کلیدهای میانبر ذیل سند ، بخصوص مواردی که در بند الف یادداشت شماره 19 توضیح داده شد ، بهره برداری نمائید .

19 - امکاناتی از برنامه حسابداری دارای بیشترین کاربرد :

هرچند کاربران با توجه به تجربه و سلیقه خود از بخش های مختلف برنامه استفاده های مختلفی می نمایند ، لیکن تجربه اینجانب نیز می تواند کمک مؤثری در بخش های متنوع برنامه بنماید که عبارتند از ؛

الف : در بخش ثبت سند

پس از ثبت یک ردیف سند تعدادی کلید میانبر ظاهر می شود که می توان عملیات ثبت اطلاعات را با سرعت زیادتری انجام داد . از جمله این کلیدهای معرفی شده کلید F10   می باشد . در زمان ثبت سند وقتی که در ستون ثبت کد حساب قرار دارید با فشار دادن کلید  F10  می توانید محتوای یک یا چند سند مشابه را در سندی که مشغول ثبت آن هستید ، کپی نموده و عنداللزوم متن آن را ویرایش نمائید .

پس از ثبت یک ردیف سند ، در زمان ثبت سند وقتی که در ستون ثبت کد حساب قرار دارید با فشار دادن کلید F2 آخرین کدی که یک ردیف با آن ثبت شده ، تکرار می گردد و نیازی به جستچو و ثبت مجدد آن کد نمی باشد .

با قرارگرفتن روی هر کد ثبت شده در سند حسابداری و فشار دادن کلید  Ctrl+TAB  گردش اطلاعات آن کد را تا قبل از سند در حال ثبت مشاهده نمائید ، لیکن با فشار دادن کلید Ctrl+TAB اگر در سمت راست کد نمایش داده شده یک صفر وارد نمائید ، اطلاعات ثبت شده در سند در حال ثبت برای کد خاص نمایش داده می شود و اگر در سمت راست کد نمایش داده شده دو صفر وارد نمائید ، می توانید گردش حساب آن کد را تا سندی خاص که شماره آن را ثبت می نمائید ، مشاهده کنید .

ب : در بخش گزارشات

یکی از پرکاربردترین گزارشات برای کاربران  ، گزارش اجزاء حساب ها برحسب تاریخ  می باشد که  در  قسمت تشریحی می توان به آن دسترسی پیدا نمود ، در این بخش متنوع ترین گزارش از وضعیت های مختلف حسابها با کل سرفصل ها ، سرفصل خاص ، در مقاطع زمانی مشخص قابل مشاهده و چاپ می باشد . معمولاً استخراج اطلاعات برای ثبت در سیستم بودجه وزارت کشور در این گزارش قابل تهیه می باشد .

در صورتی که براساس مصوبات شورای اسلامی شهر مکلف به نوشتن دفاتر روزنامه و کل می باشید ، می توانید از خلاصه عملیات ماده 18 در بخش ترازها استفاده نمائید ، در این مبحث شما قادر خواهید بود تا 12 سند در طول سال به همراه یک سند افتتاحیه و یک سند اختتامیه استخراج و در پایان هر ماه در دفاتر روزنامه و کلی که توسط شورای اسلامی شهر پلمپ شده ، ثبت نمائید .

تهیه کاربرگ ده ستونی و هشت ستونی معمولاً  در شهرداری ها رایج بوده که با انتخاب گزینه کاربرگ در بخش ترازها در دسترس شما می باشد و معمولاً مورد درخواست حسابرسان نیز می باشد .

مغایرت گیری از حساب های بانکی یکی از مشکلاتی است که کاربران با آن در پایان هر ماه دست به گریبان می باشند ، هرچند ممکن است شما از امکانات این بخش استفاده کرده باشید ، لیکن اگر حساب بانکی شما نزد بانک ملی باشد ، با اخذ فایل از بانک ، می توانید پس از ایجاد پرونده مغایرت گیری برای یک حساب ، قبل از ورود به پرونده روی آن کلید F4 را فشار دهید ، در نتیجه سیستم اطلاعات دیسکت بانک با اطلاعات ثبت شده در سیستم حسابداری را کنترل و حاصل آن را با استفاده از کلیدهای معرفی شده برای شما نمایش داده یا چاپ می نماید .

یکی دیگر از کاربردهای زیاد گزارش مشاهدات در بخش تشریحی زمانی است که ممکن است شما اطلاعات مختلفی را برای یک شخص در کدهای متفاوت ثبت نموده باشید ، در این صورت با انتخاب این گزینه شما قادر خواهید بود تا با تایپ بخشی از عنوان مورد نظر یا شرح مورد نظر در گزینه های گزارش ، اشتباهات احتمالی را کشف و برطرف نمائید .

16 - چگونگی تنظیم و تغییر شرح های استاندارد :

در حین ثبت سند حسابداری از دو پیش فرض برای تسریع در ثبت سند استفاده می شود که یکی از آنها شرح ردیف های درون سند حسابداری و دیگری شرح پایانی سند در انتهای ثبت سند می باشد . تعدادی شرح استاندارد برای هر دو گزینه در سیستم منظور و در اختیار کاربران قرار گرفته است تا هنگام ثبت در بخش نوشتن شرح با استفاده از کلید جهت دار سمت بالا به این شرح های استاندارد دسترسی پیدا نمایند و با انتخاب هر یک از آنها مورد استفاده قرار گیرد . در صورتی که تصمیم به افزایش ، کاهش و یا تغییر این شرح های استاندارد دارید ، با مراجعه به ابزار کاربران و انتخاب گزینه شرح اسناد ، شما قادر خواهید بود هر یک از شرح ها { شرح دفتر  معین } که همان شرح  پیش فرض  ردیف های  سند  بوده  و  { شرح پایانی سند } که همان شرح پیش فرض انتهای سند می باشد را افزایش ، کاهش و یا تغییر  دهید . در اینجا  لازم  به توضیح است برای اینکه زیبائی و شکل دفاتر ( روزنامه ، کل ، معین  و  تفضیلی ) حفظ  شود ، اصلح تر خواهد  تا  این  شرح های پیش فرض  بیش از چهل کاراکتر ( یا چهل حرف ) نباشد .

15 - چگونگی ایجاد تغییر در تعریف اصول کلی در سرفصلها :

از آنجائیکه در بخش تعریف و تغییر سرفصل ، مبحث تعریف اصول کلی برای ایجاد سرفصل با روش های مختلف در نظر گرفته شده ، فلذا نباید اعداد ذکر شده برای گروه حساب ، سرفصل کل ، سرفصل معین وتفضیلی تغییر داده شود و به بیان دیگر تعریف اصول کلی به هم ریخته شود . چون در این وضعیت و به هم ریختگی دیگر قادر نخواهید بود سرفصل های تعریف شده را در جای خود مشاهده و ثبت اسناد را به شیوه اصولی انجام دهید و معمولاً گزارشات مختلف و دفاتر نیز دیگر با وضعیت تنظیمی قابل دسترس نخواهد بود . در صورتی که تغییرات در سرفصل های تعریف شده اولیه بوجود نیاورده باشید مبنای مورد عمل برای گروه حساب عدد  2  ، برای  سرفصل کل عدد  2 ، برای سرفصل معین عدد  3 و  برای  تفضیلی  عدد 4 می باشد . هرچند ممکن است در زمان ایجاد هریک از موارد فوق و در بخش سرفصل کل زیر مجموعه معین و تفضیلی در جزئیات به مقادیر کمتر نیاز بوده و کاهش یافته باشد که این از خصوصیات سیستم بوده تا بتوان با وضعیت بودجه برنامه ای شهرداریها و  تا حدودی  سرفصل های  استاندارد حسابداری  منطبق نمود . تجربه  از  سال 1374  تا کنون  ( اولین سال اجرای برنامه HESAB ) و تماس های تلفنی کاربران مختلف در ارتباط با سرفصل ها عمدتأ ناشی از همین موضوع بوده است .

10 - مشکلات انتقال سند افتتاحی :

در صورتی که با سیستم حسابهای پایان سال را بسته باشید و توسط سیستم سند اختتامی را ثبت نموده باشید ، در این صورت قادر خواهید بود در ابتدای سال مالی سند افتتاحی را توسط سیستم انتقال داده و ثبت نمائید . پس از انتقال سند افتتاحی اگر هنگام مشاهده ، فقط کدهای حسابداری وجود دارد  و  عناوین  سرفصل ها قابل مشاهده نمی باشند ، سرفصل ها به صورت کامل منتقل نشده که براساس بند 9 مراحل طی و اقدام خواهید نمود . لیکن اگر بعضی از عناوین وجود ندارد ، در این وضعیت پس از انتقال سرفصل ها به سال جدید و ثبت عملیات ، در سال قبل سرفصل هائی اضافه گردیده که موجب این مشکل شده است ، فلذا برای حل این مشکل ، اگر تعداد سرفصل های مشکل دار  زیاد نیستند ضمن یادداشت نمودن عناوین آن در سال قبل ، در سال جدید نیز در بخش تعریف و تغییر سرفصل ها ، سرفصل های مورد نظر را ایجاد نمائید ولی اگر تعداد زیاد است و اطلاعات بودجه را نیز در سیستم حسابداری ثبت ننموده اید ، می توانید برمبنای ردیف 9 و با رعایت مطالب گفته شده ، موارد را دنبال و مشکل را حل نمائید .

9 - چگونگی انتقال سرفصل های حسابداری :

معمولاً با شروع سال جدید سیستم به صورت اتوماتیک فایلهای اطلاعاتی جدید را به صورت خالی و فاقد اطلاعات برای ثبت اطلاعات سال مالی جدید بازسازی مینماید . از آنجائیکه در هر سال مالی برای ثبت اسناد مالی نیاز به سرفصل های حسابداری   می باشد ، فلذا  سیستم  در  زمان  بازسازی  فایل مرتبط  با  سرفصل های  حسابداری  پیغام  می دهد  که (( آیا می خواهید کلیه سرفصل های سال قبل عیناً به سال جدید منتقل گردد  ؟ { y بله }  { نه n  } )) که با انتخاب گزینه { y بله }  و زدن کلید y سرفصل های حسابداری سال  قبل به طور  کامل  منتقل  می گردد  . در  صورت  عدم  وجود سرفصل های حسابداری در سال جدید انتقال سرفصل ها به صورت  صحیح انجام  نگرفته  است . برای  اصلاح  اقدامات  انجام شده لازم است تا فایل اطلاعاتی سرفصل های حسابداری ( بعنوان نمونه برای سال 93 فایل codin93.dbf ) که در شاخه osta وجود دارد ( ممکن است شاخه موصوف به نام دیگری تغییر داده باشید ) و سایز آن نیز کمتر از یک کیلو بایت است را حذف کنید و مجدداً  با  ورود  به  برنامه حسابداری و  پیغام  سیستم  مبنی  بر اینکه  (( فایل های  اطلاعاتی زیر  وجود  ندارند  { انصرف }  { بازسازی } )) و با انتخاب گزینه بازسازی فایل مورد نظر ( بعنوان نمونه برای سال 93 فایل codin93.dbf ) مجدداً  پیغام انتقال سرفصل ها ظاهر می شود که طبق روال فوق اقدام خواهید نمود . لازم به توضیح است اگر در سیستم حسابداری در بخش بودجه و اعتبارات ، اطلاعات بودجه سال مالی جدید را تنظیم نموده اید و تعدادی از سرفصل ها وجود ندارد ، نبایستی فایل اطلاعاتی ( بعنوان نمونه برای سال 93 فایل codin93.dbf ) را حذف نمائید ، چون در این صورت اطلاعات بودجه تنظیمی نیز از بین خواهد رفت . دراین وضعیت ایجاد چند کد جدید مطابق با کدهائی که در سال قبل وجود دارد ( با مشاهده کدهای سال قبل ) موجب حل مشکل خواهد بود .