17 - پشتیبان گیری و بازیابی اطلاعات در ابزارکاربران :

همانگونه که در ردیف 5 بیان شد ساده ترین روش تهیه پشتیبان ، تهیه کپی از فایل های اطلاعاتی اصلی و نگهداری آنها براساس تاریخ تهیه کپی می باشد ، لیکن در بخش ابزارکاربران با انتخاب گزینه { گرفتن پشتیبان } و تعیین مسیر که روی دیسکت و یا یکی از درایوهای رایانه به جز محلی که برنامه نصب گردیده ، امکان گرفتن پشتیبان میسر می باشد . معمولاً  اگر مسیر انتخابی روی دیسکت باشد ، پس از پرشدن دیسکت ، سیستم دیسکت های بعدی را درخواست می نماید . این روش تهیه پشتیبان به علت وجود مشکلاتی شامل ؛ (( الف – تهیه و خرید دیسکت در بازار تقریباً مشکل بوده ، چون با آمدن CD  و فلش مموری کمتر کسی روی دیسکت اطلاعات نگهداری می نماید . ب – نگهداری و حفاظت از دیسکت به سادگی CD  و فلش مموری نمی باشد . ج – بازیابی اطلاعات از روی دیسکت نیاز به فایلRestore  دارد که تحت برنامه Dos 6.22  باشد که در حال حاضر دسترسی به آن بسیار سخت و اغلب دست اندرکاران برنامه های رایانه ای نیز به علت سهولت راهکارهائی که در نسخ ویندوز وجود دارد ، خیلی با آن مأنوس نمی باشند . )) دیگر چندان کاربردی ندارد ، فلذا برای اطمینان از تهیه پشتیبان که در ردیف 5 روی آن به صورت مبسوط توضیح داده شد ، علاوه بر سه فایل اصلی ذکر شده برای هرسال مالی ، فایل شناسائی سیستم به نام Menu.dbf  که برای تمام سال ها مشترک است ، نیز پشتیبان تهیه و نگهداری می شود . برای بازیابی اطلاعات نیز از سه فایل اصلی کپی شده با رعایت تاریخ استفاده و پس جایگزین نمودن آن در شاخه osta  یا اگر به نام دیگری تغییر داده اید و نهایتاً  ورود به برنامه حسابداری و انتخاب گزینه مرتب سازی در  بخش ابزار کاربران ، اطلاعات بازیابی می شود .

5 - روش نگهداری اطلاعات :

خرید ، نصب ، راه اندازی و انجام ثبت عملیات روزانه در سیستم حسابداری از جمله اقداماتی است که در زمان های کوتاه امکان پذیر است و معمولأ هزینه آن نیز خیلی زیاد نبوده و هر شهرداری یا سازمان تابعه قادر به انجام آن می باشد  ، لیکن به مرور زمان با ثبت اطلاعات ، حجم اطلاعات گسترده و زیاد شده و معمولاً ثبت مجدد آن پرهزینه و مستلزم صرف زمان طولانی می باشد و شاید بتوان گفت به علت درگیری کاربران در امور روزمره تقریبأ ناممکن است . پس ایجاب می نماید تا به فکر چاره جوئی بوده و از اطلاعات ثبت شده به بهترین وجه نگهداری و حفاظت شود . در این راستا ساده ترین و مطلوبترین روش ، تهیه پشتیبان  ( backup )  از اطلاعات ثبت شده  به صورت روزانه ، هفتگی ، ماهانه و سالانه  می باشد . فایل های اطلاعات  اصلی برنامه شامل سه فایل می باشد . ( بعنوان مثال برای سال 1393 شامل  codin93.dbf - demh93.dbf - hesab93 hesab93.dbf   که برای سایر سنوات نیز سال 93 نیز تغییر می نماید ولی مبنا همین سه فایل پیش گفته می باشد که این فایل ها روی شاخه  osta یا اگر به نام دیگری تغییر داده شده  ) که اطلاعات اسناد مالی و کد شناسائی حسابها در آن ذخیره می گردد و می توان سه فایل ذکر شده را از طریق کپی نمودن و ذخیره آن درون یک شاخه با ذکر تاریخ تهیه پشتیبان نگهداری نمود . توصیه می شود نگهداری اطلاعات پشتیبان حتی المقدور روی فلش مموری ، سی دی و روی رایانه ای  به غیر از رایانه ثبت اطلاعات ( محل نصب برنامه ) نگهداری شود تا اگر به هر علتی اطلاعات روی رایانه ثبت اطلاعات از بین رفت یا آسیب دید ، درجای دیگری این اطلاعات ذخیره شده قابل استفاده و بازیابی باشد .