24 - توصیه هائی برای حفظ و نگهداری اطلاعات :

اخیراً  توسط بعضی از کاربران درخواست بازیابی اطلاعات آسیب دیده براساس یادداشت شماره 6 گردیده است . لیکن پس از بررسی اطلاعات مشخص شده که فایل های ارسالی یا فاقد اطلاعات بوده اند و یا دارای اطلاعات کمی بوده اند و اطلاعات ثبت شده زیادی از بین رفته است ، فلذا همانگونه که در یادداشت های شماره 3 و 4 و 5  بیان شده ، رعایت مواردی به شرح ذیل نیز توصیه و بر اجرای آن تأکید می گردد ؛

الف : هر روزه و در پایان زمان ثبت اطلاعات از فایل های اطلاعاتی سال مالی به روش ذکر شده در یادداشت شماره 3 پشتیبان تهیه گردد .

ب :  حتماً  فایل های پشتیبان تهیه شده همراه با ذکر تاریخ تهیه پشتیبان نگهداری و بایگانی شود .

ج :  علاوه برنگهداری فایل های پشتیبان در درایوی غیر از محل نصب برنامه ، الزاماً  فایل های موصوف خارج از رایانه مورد استفاده و روی فلش مموری و سی دی ذخیره گردد .

د :  فایل های اطلاعاتی سنواتی که حساب ها بسته شده اند و دیگر نیازی به تغییر آنها نمی باشد ، حتماً  روی سی دی و درجای مطمئنی نگهداری شد .

 ﮪ :  در صورت استفاده مجدد از فایل هائی که روی سی دی ذخیره شده اند براساس یادداشت شماره 6 حتماً  فایل های مورد استفاده پس از کپی نمودن در شاخه  osta یا اگر به نام دیگری تغییر داده شده ، قبل از ورود به ابزار کاربران و انجام عمل مرتب سازی از حالت readonly خارج شده باشند .
و :  رعایت نکات فوق موجب حفظ  اطلاعاتی که با صرف وقت و زحمات زیاد صورت گرفته ، خواهد شد و بازیابی اطلاعات با صرف کمترین هزینه و وقت صورت می پذیرد .

21 - محل اصلی فایل های حاوی اطلاعات :

همانگونه که در یادداشت شماره 5 بیان گردید ، فایل های اطلاعاتی برای هر سال مالی سه فایل می باشد  ( بعنوان مثال برای سال 1393 شامل  codin93.dbf - demh93.dbf - hesab93.dbf     که برای سایر سنوات نیز سال 93 نیز تغییر می نماید ولی مبنا همین سه فایل پیش گفته می باشد ) که الزامأ این فایل ها می بایستی روی شاخه osta یا اگر به نام دیگری تغییر داده شده ، وجود داشته باشند و وجود آنها خارج از شاخه osta علاوه براینکه در ثبت اطلاعات خدشه وارد می نماید ، موجب اشکال ایراد در تهیه گزارشات اعم از مشاهده یا به صورت چاپی خواهد شد . در صورت وجود چنین مشکلی ، قبل از هر اقدامی بدوأ از کل اطلاعات کپی تهیه و فایل های اطلاعاتی که خارج از شاخه  osta می باشند ، حذف گردند . در زمان حذف فایل های اطلاعاتی مقایسه آنها با فایل های درون شاخه osta و حجم آنها توجه شود تا ناخواسته اطلاعات ثبت شده از بین نرود .

17 - پشتیبان گیری و بازیابی اطلاعات در ابزارکاربران :

همانگونه که در ردیف 5 بیان شد ساده ترین روش تهیه پشتیبان ، تهیه کپی از فایل های اطلاعاتی اصلی و نگهداری آنها براساس تاریخ تهیه کپی می باشد ، لیکن در بخش ابزارکاربران با انتخاب گزینه { گرفتن پشتیبان } و تعیین مسیر که روی دیسکت و یا یکی از درایوهای رایانه به جز محلی که برنامه نصب گردیده ، امکان گرفتن پشتیبان میسر می باشد . معمولاً  اگر مسیر انتخابی روی دیسکت باشد ، پس از پرشدن دیسکت ، سیستم دیسکت های بعدی را درخواست می نماید . این روش تهیه پشتیبان به علت وجود مشکلاتی شامل ؛ (( الف – تهیه و خرید دیسکت در بازار تقریباً مشکل بوده ، چون با آمدن CD  و فلش مموری کمتر کسی روی دیسکت اطلاعات نگهداری می نماید . ب – نگهداری و حفاظت از دیسکت به سادگی CD  و فلش مموری نمی باشد . ج – بازیابی اطلاعات از روی دیسکت نیاز به فایلRestore  دارد که تحت برنامه Dos 6.22  باشد که در حال حاضر دسترسی به آن بسیار سخت و اغلب دست اندرکاران برنامه های رایانه ای نیز به علت سهولت راهکارهائی که در نسخ ویندوز وجود دارد ، خیلی با آن مأنوس نمی باشند . )) دیگر چندان کاربردی ندارد ، فلذا برای اطمینان از تهیه پشتیبان که در ردیف 5 روی آن به صورت مبسوط توضیح داده شد ، علاوه بر سه فایل اصلی ذکر شده برای هرسال مالی ، فایل شناسائی سیستم به نام Menu.dbf  که برای تمام سال ها مشترک است ، نیز پشتیبان تهیه و نگهداری می شود . برای بازیابی اطلاعات نیز از سه فایل اصلی کپی شده با رعایت تاریخ استفاده و پس جایگزین نمودن آن در شاخه osta  یا اگر به نام دیگری تغییر داده اید و نهایتاً  ورود به برنامه حسابداری و انتخاب گزینه مرتب سازی در  بخش ابزار کاربران ، اطلاعات بازیابی می شود .

11 - حذف اطلاعات خارج از برنامه :

در برخی موارد توسط  افراد  کم تجربه و نا آشنا معمولاً خارج از برنامه حسابداری اقدام به حذف فایلهای اطلاعاتی از روی رایانه می گردد . در صورتی که چنین اقدامی صورت گرفته باشد ، با ورود به برنامه حسابداری با این پیغام که (( فایلهای اطلاعاتی زیر وجود ندارند { بازسازی -  انصراف  } )) مواجه می شوید ، اگر فایلهای غائب شامل سه فایل اطلاعاتی اصلی که در ردیف 2 روی پشتیبان گیری آن بحث شد ، باشد ، به هیچوجه نباید گزینه بازسازی انتخاب گردد ، چون سیستم به صورت اتوماتیک سه فایل ذکر شده اطلاعاتی را به صورت خالی و  فاقد  اطلاعات  بازسازی نموده و کل اطلاعات از بین خواهد رفت . در صورتی که با چنین وضعیتی مواجه شدید ، لازم است گزینه انصراف را انتخاب و نهایتاً رایانه را خاموش و با افرادی که تخصص و تجربه بازیابی فایل های  حذف شده را دارند هماهنگ و مشورت نمائید . از آنجائیکه  هنگام  اجرای  برنامه از  درایو  مجازی H استفاده  می گردد ، فلذا حذف فایل های اطلاعاتی موجب حذف کامل اطلاعات نمی گردد و افراد متخصص و توانمند قادر خواهند بود  فایل های حذف شده را بازیابی نمایند . لازم به ذکر است رایانه ای که با این وضعیت مواجه شده  ، تا  زمان  بازگرداندن  فایل های حذف شده نباید روی آن فایلی کپی یا حذف گردد و مورد استفاده قرارگیرد . برای بازگرداندن فایلهای حذف شده حتماً ضروری است تا رایانه برای افراد متخصص ارسال گردد .

8 - ارائه خدمات فنی بازیابی اطلاعات :

اگر براساس قطع برق یا هنگ نمودن رایانه ، اطلاعات ثبت شده آسیب دیده باشد و نتوان از اقدامات ذکر شده ردیف های 5 و 6 بهره برداری و اطلاعات را بازیابی نمود ، در این صورت لازم است تا سه فایل اصلی ذکر شده برای هر سال مالی که اطلاعات آن آسیب دیده را zip نموده و به ایمیل [e-mail]  ارسال تا پس از بررسی ، اطلاعات آسیب دیده بازیابی گردد . تجربه گذشته حاکی از بازیابی صد درصد اطلاعات و بعضاً تا نود و نه درصد بازیابی اطلاعات می باشد ، لیکن در برخی موارد آسیب دیدگی و خرابی اطلاعات در حدی است که زمان صرف شده بسیار زیاد بوده و برای طرفین صرفه اقتصادی ندارد . بازیابی اطلاعات توسط افراد متخصص و باتجربه  مستلزم پرداخت هزینه های مترتب برآن بوده که قبل از اقدام ضمن برآورد اولیه هزینه براساس زمان مورد نیاز ، با شهرداری های ارسال  کننده  اطلاعات ، هماهنگ و سپس اقدام لازم صورت خواهد گرفت .

7 - مشکلات ناشی از قطع برق :

یکی از مشکلاتی که معمولاً  کاربران با  آن  دست به گریبانند ، در هنگام ثبت  اطلاعات حسابداری ، برق  قطع  می شود  یا   رایانه هنگ  نموده و  صفحه کلید از  کار  می افتد  و  کاربر  برای حل مشکل رایانه خود  را خاموش و  مجددأ  راه اندازی  می نمایند . ( اگر برنامه از طریق ویندوز XP نصب و راه اندازی شود ، مشکل هنگ نمودن برنامه و بالتبع آن صفحه کلید را می توان از طریق windows task manager با فشار با فشار دادن سه کلید توأم ( ctrl+alt+delete )  حل نمود . در وضعیتی که رایانه خاموش یا برق قطع شده پس از راه اندازی رایانه و ورود به برنامه حسابداری ، پیغام های مختلفی که به صورت لاتین می باشد ، ظاهر شده و کاربر را دچار سردرگمی می نماید . در این حالت ضروری است از ورود به برنامه خودداری شده و بدوأ از اطلاعات سال مالی که این وضعیت برای آن پیش آمده به شکل موارد ذکر شده در ردیف 5 از سه فایل اصلی پشتیبان  تهیه گردد تا بعدأ توسط افراد متخصص و باتجربه بتوان اطلاعات را بازیابی نمود . پس از گرفتن پشتیبان ، وارد برنامه شده و با نمایش فرمانهای لاتین ، گزینه ignore انتخاب و وارد برنامه حسابداری شده و با ورود به ابزارکاربران عمل مرتب سازی انجام می گیرد . درصورت حل نشدن مشکلات پیش آمده و عدم بازیابی اطلاعات به طور صحیح ، همچنین استفاده از موارد ذکر شده در ردیف 3 و استفاده از اطلاعات پشتیبان ، ضروری است از توان و کمک افراد متخصص و باتجربه برای حل مشکل پیش آمده استفاده گردد . برای بازیابی اطلاعات در این وضعیت لازم است تا از فایلهائی که قبل از استفاده از گزینه ignore و انجام عمل مرتب سازی در ابزار کاربران استفاده گردد .

6 - روش بازیابی اطلاعات :

معمولاً در اثر ویروس ، قطع برق ، نارسائی های سیستم عامل های راه انداز رایانه ، حذف ناشیانه اطلاعات ، خرابکاری اشخاص مغرض و احتمالاتی از این دست ممکن است اطلاعات ثبت شده که حاصل تلاش شبانه روزی طولانی مدت بوده  ، از بین برود . برای بازیابی اطلاعات از بین رفته و یا آسیب دیده از سه فایل ذکر شده  در  ردیف 5 با  در نظر  گرفتن  آخرین  تاریخ پشتیبان تهیه شده ، استفاده می گردد و فایلهای موصوف درون شاخه osta یا اگر به نام دیگری تغییر داده شده ، کپی می گردد و پس از ورود به برنامه در بخش ابزارکاربران روی سال مالی مورد نظر که فایل پشتیبان آن کپی شده ، عمل مرتب سازی انجام می شود و سیستم سایر فایل های مورد نیاز را براساس اطلاعات این سه فایل اصلی بازسازی خواهد نمود . در این جا تأکید می گردد قبل از کپی فایل های پشتیبان از اطلاعات آسیب دیده ، یک نسخه پشتیبان تهیه گردد تا در صورت بازیابی نشدن صحیح اطلاعات  ، افراد متخصص و توانمند بتوانند اطلاعات آسیب دیده را بازیابی نمایند .

5 - روش نگهداری اطلاعات :

خرید ، نصب ، راه اندازی و انجام ثبت عملیات روزانه در سیستم حسابداری از جمله اقداماتی است که در زمان های کوتاه امکان پذیر است و معمولأ هزینه آن نیز خیلی زیاد نبوده و هر شهرداری یا سازمان تابعه قادر به انجام آن می باشد  ، لیکن به مرور زمان با ثبت اطلاعات ، حجم اطلاعات گسترده و زیاد شده و معمولاً ثبت مجدد آن پرهزینه و مستلزم صرف زمان طولانی می باشد و شاید بتوان گفت به علت درگیری کاربران در امور روزمره تقریبأ ناممکن است . پس ایجاب می نماید تا به فکر چاره جوئی بوده و از اطلاعات ثبت شده به بهترین وجه نگهداری و حفاظت شود . در این راستا ساده ترین و مطلوبترین روش ، تهیه پشتیبان  ( backup )  از اطلاعات ثبت شده  به صورت روزانه ، هفتگی ، ماهانه و سالانه  می باشد . فایل های اطلاعات  اصلی برنامه شامل سه فایل می باشد . ( بعنوان مثال برای سال 1393 شامل  codin93.dbf - demh93.dbf - hesab93 hesab93.dbf   که برای سایر سنوات نیز سال 93 نیز تغییر می نماید ولی مبنا همین سه فایل پیش گفته می باشد که این فایل ها روی شاخه  osta یا اگر به نام دیگری تغییر داده شده  ) که اطلاعات اسناد مالی و کد شناسائی حسابها در آن ذخیره می گردد و می توان سه فایل ذکر شده را از طریق کپی نمودن و ذخیره آن درون یک شاخه با ذکر تاریخ تهیه پشتیبان نگهداری نمود . توصیه می شود نگهداری اطلاعات پشتیبان حتی المقدور روی فلش مموری ، سی دی و روی رایانه ای  به غیر از رایانه ثبت اطلاعات ( محل نصب برنامه ) نگهداری شود تا اگر به هر علتی اطلاعات روی رایانه ثبت اطلاعات از بین رفت یا آسیب دید ، درجای دیگری این اطلاعات ذخیره شده قابل استفاده و بازیابی باشد .