24 - توصیه هائی برای حفظ و نگهداری اطلاعات :

اخیراً  توسط بعضی از کاربران درخواست بازیابی اطلاعات آسیب دیده براساس یادداشت شماره 6 گردیده است . لیکن پس از بررسی اطلاعات مشخص شده که فایل های ارسالی یا فاقد اطلاعات بوده اند و یا دارای اطلاعات کمی بوده اند و اطلاعات ثبت شده زیادی از بین رفته است ، فلذا همانگونه که در یادداشت های شماره 3 و 4 و 5  بیان شده ، رعایت مواردی به شرح ذیل نیز توصیه و بر اجرای آن تأکید می گردد ؛

الف : هر روزه و در پایان زمان ثبت اطلاعات از فایل های اطلاعاتی سال مالی به روش ذکر شده در یادداشت شماره 3 پشتیبان تهیه گردد .

ب :  حتماً  فایل های پشتیبان تهیه شده همراه با ذکر تاریخ تهیه پشتیبان نگهداری و بایگانی شود .

ج :  علاوه برنگهداری فایل های پشتیبان در درایوی غیر از محل نصب برنامه ، الزاماً  فایل های موصوف خارج از رایانه مورد استفاده و روی فلش مموری و سی دی ذخیره گردد .

د :  فایل های اطلاعاتی سنواتی که حساب ها بسته شده اند و دیگر نیازی به تغییر آنها نمی باشد ، حتماً  روی سی دی و درجای مطمئنی نگهداری شد .

 ﮪ :  در صورت استفاده مجدد از فایل هائی که روی سی دی ذخیره شده اند براساس یادداشت شماره 6 حتماً  فایل های مورد استفاده پس از کپی نمودن در شاخه  osta یا اگر به نام دیگری تغییر داده شده ، قبل از ورود به ابزار کاربران و انجام عمل مرتب سازی از حالت readonly خارج شده باشند .
و :  رعایت نکات فوق موجب حفظ  اطلاعاتی که با صرف وقت و زحمات زیاد صورت گرفته ، خواهد شد و بازیابی اطلاعات با صرف کمترین هزینه و وقت صورت می پذیرد .

11 - حذف اطلاعات خارج از برنامه :

در برخی موارد توسط  افراد  کم تجربه و نا آشنا معمولاً خارج از برنامه حسابداری اقدام به حذف فایلهای اطلاعاتی از روی رایانه می گردد . در صورتی که چنین اقدامی صورت گرفته باشد ، با ورود به برنامه حسابداری با این پیغام که (( فایلهای اطلاعاتی زیر وجود ندارند { بازسازی -  انصراف  } )) مواجه می شوید ، اگر فایلهای غائب شامل سه فایل اطلاعاتی اصلی که در ردیف 2 روی پشتیبان گیری آن بحث شد ، باشد ، به هیچوجه نباید گزینه بازسازی انتخاب گردد ، چون سیستم به صورت اتوماتیک سه فایل ذکر شده اطلاعاتی را به صورت خالی و  فاقد  اطلاعات  بازسازی نموده و کل اطلاعات از بین خواهد رفت . در صورتی که با چنین وضعیتی مواجه شدید ، لازم است گزینه انصراف را انتخاب و نهایتاً رایانه را خاموش و با افرادی که تخصص و تجربه بازیابی فایل های  حذف شده را دارند هماهنگ و مشورت نمائید . از آنجائیکه  هنگام  اجرای  برنامه از  درایو  مجازی H استفاده  می گردد ، فلذا حذف فایل های اطلاعاتی موجب حذف کامل اطلاعات نمی گردد و افراد متخصص و توانمند قادر خواهند بود  فایل های حذف شده را بازیابی نمایند . لازم به ذکر است رایانه ای که با این وضعیت مواجه شده  ، تا  زمان  بازگرداندن  فایل های حذف شده نباید روی آن فایلی کپی یا حذف گردد و مورد استفاده قرارگیرد . برای بازگرداندن فایلهای حذف شده حتماً ضروری است تا رایانه برای افراد متخصص ارسال گردد .

7 - مشکلات ناشی از قطع برق :

یکی از مشکلاتی که معمولاً  کاربران با  آن  دست به گریبانند ، در هنگام ثبت  اطلاعات حسابداری ، برق  قطع  می شود  یا   رایانه هنگ  نموده و  صفحه کلید از  کار  می افتد  و  کاربر  برای حل مشکل رایانه خود  را خاموش و  مجددأ  راه اندازی  می نمایند . ( اگر برنامه از طریق ویندوز XP نصب و راه اندازی شود ، مشکل هنگ نمودن برنامه و بالتبع آن صفحه کلید را می توان از طریق windows task manager با فشار با فشار دادن سه کلید توأم ( ctrl+alt+delete )  حل نمود . در وضعیتی که رایانه خاموش یا برق قطع شده پس از راه اندازی رایانه و ورود به برنامه حسابداری ، پیغام های مختلفی که به صورت لاتین می باشد ، ظاهر شده و کاربر را دچار سردرگمی می نماید . در این حالت ضروری است از ورود به برنامه خودداری شده و بدوأ از اطلاعات سال مالی که این وضعیت برای آن پیش آمده به شکل موارد ذکر شده در ردیف 5 از سه فایل اصلی پشتیبان  تهیه گردد تا بعدأ توسط افراد متخصص و باتجربه بتوان اطلاعات را بازیابی نمود . پس از گرفتن پشتیبان ، وارد برنامه شده و با نمایش فرمانهای لاتین ، گزینه ignore انتخاب و وارد برنامه حسابداری شده و با ورود به ابزارکاربران عمل مرتب سازی انجام می گیرد . درصورت حل نشدن مشکلات پیش آمده و عدم بازیابی اطلاعات به طور صحیح ، همچنین استفاده از موارد ذکر شده در ردیف 3 و استفاده از اطلاعات پشتیبان ، ضروری است از توان و کمک افراد متخصص و باتجربه برای حل مشکل پیش آمده استفاده گردد . برای بازیابی اطلاعات در این وضعیت لازم است تا از فایلهائی که قبل از استفاده از گزینه ignore و انجام عمل مرتب سازی در ابزار کاربران استفاده گردد .