21 - محل اصلی فایل های حاوی اطلاعات :

همانگونه که در یادداشت شماره 5 بیان گردید ، فایل های اطلاعاتی برای هر سال مالی سه فایل می باشد  ( بعنوان مثال برای سال 1393 شامل  codin93.dbf - demh93.dbf - hesab93.dbf     که برای سایر سنوات نیز سال 93 نیز تغییر می نماید ولی مبنا همین سه فایل پیش گفته می باشد ) که الزامأ این فایل ها می بایستی روی شاخه osta یا اگر به نام دیگری تغییر داده شده ، وجود داشته باشند و وجود آنها خارج از شاخه osta علاوه براینکه در ثبت اطلاعات خدشه وارد می نماید ، موجب اشکال ایراد در تهیه گزارشات اعم از مشاهده یا به صورت چاپی خواهد شد . در صورت وجود چنین مشکلی ، قبل از هر اقدامی بدوأ از کل اطلاعات کپی تهیه و فایل های اطلاعاتی که خارج از شاخه  osta می باشند ، حذف گردند . در زمان حذف فایل های اطلاعاتی مقایسه آنها با فایل های درون شاخه osta و حجم آنها توجه شود تا ناخواسته اطلاعات ثبت شده از بین نرود .