18 - بودجه و تفریغ بودجه در برنامه حسابداری :

تهیه و تنظیم بودجه به صورت سالانه بوده ، لیکن ممکن است براثر کسب درآمدهای اضافه بر پیش بینی بودجه ، تنظیم متمم بودجه در طی سال برای یک یا چند نوبت اتفاق افتد . همچنین انجام اصلاحات با اخذ مجوز از مراجع ذی صلاح نیز یک امر عادی و بدیهی در شهرداری ها و سازمان های تابعه می باشد . تنظیم بودجه و انجام مراحل مختلف آن در صورت وجود اطلاعات دو سال مالی در سیستم حسابداری ، امکان پذیر بوده  که برای این امر  در بخش تعریف  و  تغییر  سرفصل ، گزینه { بودجه و اعتبارات } انتخاب و حسب نیاز از گزینه های { پیشنهاد بودجه } یا  { تنظیم بودجه } استفاده می گردد ؛

الف - در صورتی که خواسته باشید تا سیستم با استفاده از اطلاعات حسابداری ، عملیات تنظیم بودجه را دنبال نماید ، در این صورت از گزینه { پیشنهاد بودجه } استفاده و با انجام مواردی که در سیستم در نظر گرفته شده ، شامل مقاطع تنظیم بودجه ( منظور شش ماهه ، هفت ماهه و ... می باشد ) موضوع دنبال می گردد . لازم به ذکر است چون ممکن است سنوات قبل اطلاعات حسابداری در بخش درآمدها و هزینه ها با سند ویژه و اختتامیه صفر شده باشد ، فلذا ضروری است در هنگام استفاده از گزینه { پیشنهاد بودجه } به این موضوع توجه شده و در بخش انتهائی این گزینه { به استثناء اسناد بعد از شماره } شماره آخرین سند ثبت شده یعنی شماره سند قبل از سند ویژه وارد نمائید تا سیستم به صورت خودکار اطلاعات مورد نیاز را از حسابداری استخراج و در فرم های تنظیم بودجه ثبت نماید . در این بخش ضروری است تا پس از اتمام کار توسط سیستم و ثبت اطلاعات ( به پیغام های سیستم به عنوان راهنما برای انجام صحیح اقدامات توجه شود ) با اتنخاب گزینه { تنظیم بودجه } و حسب مورد بودجه برای سال جاری و آتی ، در نهایت سرفصل درآمدها و هزینه ها انتخاب و با استفاده از کلیدهای معرفی شده از سوی سیستم ( کلیدهای راهنما در پائین هر صفحه می باشد ) انجام مراحل بودجه پیشنهادی و مصوب دنبال و با تعیین درصدهای جاری و عمرانی ، عملیات تنظیم بودجه نهائی گردد .

ب – در صورتی که نیازی به ثبت اطلاعات مقاطع قبل نداشته باشید ، در این صورت با انتخاب گزینه { تنظیم بودجه } نهایتأ در ستون بودجه مصوب ، اطلاعات بودجه ثبت می گردد . تفاوت این بخش با بخش الف در این است که در این بخش فقط اطلاعات بودجه مصوب و تعیین درصدهای آن ثبت میشود وبه اطلاعات مقاطع بودجه ریزی و استفاده سیستم از اطلاعات حسابداری نیازی نخواهد بود .

ج – درصورت تنظیم متمم بودجه یا انجام اصلاحات در آحاد بودجه اعم از درآمدها یا هزینه ها در طی سال مالی ، با انتخاب گزینه { متمم یا اصلاح بودجه } امکان ثبت تغییرات وجود خواهد داشت .

در صورت ثبت اطلاعات بودجه با توجه به روش الف ، ب و ج فوق ، در این صورت بخش تفریغ بودجه سیستم فعال شده و امکان گزارش گیری ( مقایسه اطلاعات حسابداری و آخرین اطلاعات بودجه ) برای شما فراهم می گردد . در بخش تفریغ بودجه توجه به نکات زیر از اهمیت برخوردار است ؛

الف – در طی سال با انتخاب گزینه { گزارش تفریغ بودجه } در بخش گزارشات با ثبت تعداد روزهائی که اطلاعات حسابداری در نرم افزار ثبت شده ، سیستم میزان بودجه به نسبت همان تعداد روز را محاسبه و گزارش مقایسه ای مورد نظر را استخراج می نماید .

ب – از آنجائیکه در پایان سال مالی با استفاده از سند ویژه و سند اختتامی ، اطلاعات حسابداری سرفصل های درآمد و هزینه صفر می گردد ، فلذا امکان استخراج تفریغ بودجه میسر نخواهد بود ، مگر اینکه اطلاعات اسناد ویژه و سند اختتامی از سیستم حذف گردد . به بیان دیگر تهیه گزارش تفریغ بودجه تا قبل از ثبت اطلاعات سند ویژه وسند اختتامی امکان پذیر خواهد بود .

ج – در صورتی که بعد از بستن حسابها تعداد روزهای تهیه گزارش نیز 365 روز تعیین گردد ، علیرغم بستن حسابها سیستم گزارش تفریغ بودجه را به نسبت 365 روز محاسبه می نماید . در این صورت اطلاعات بودجه نیز به میزان 365 روز محاسبه گردیده است .