2۱ - توصیه مهم برای استفاده کنندگان سامانه hesab تحت windows :

گاهی مشاهده می شود برخی از استفاده کنندگان سامانه hesab تحت Windows به علت نا آشنائی و سهل انگاری فایلهای اطلاعاتی برنامه را حذف و موجب از بین رفتن اطلاعات ثبت شده خود گردیده اند . برای جلوگیری از حذف و از بین رفتن اطلاعات ، بخصوص کاربرانی که از  server مرکزی استفاده نمی نمایند ، توصیه می شود که هر روزه در پایان روز کاری از اطلاعات ثبت شده براساس روشی که در فایل راهنمای کاربران سامانه بیان شده ، نسبت به تهیه backup از اطلاعات اقدام نمایند . چون برنامه حذف شده را به راحتی می توان مجددأ  نصب و راه اندازی نمود ، لیکن اطلاعات حذف شده را فقط با استفاده از اطلاعات فایل backup قابل بازیابی بوده که انشاء ا... کاربران این مهم را فراموش نخواهند نمود .

24 - توصیه هائی برای حفظ و نگهداری اطلاعات :

اخیراً  توسط بعضی از کاربران درخواست بازیابی اطلاعات آسیب دیده براساس یادداشت شماره 6 گردیده است . لیکن پس از بررسی اطلاعات مشخص شده که فایل های ارسالی یا فاقد اطلاعات بوده اند و یا دارای اطلاعات کمی بوده اند و اطلاعات ثبت شده زیادی از بین رفته است ، فلذا همانگونه که در یادداشت های شماره 3 و 4 و 5  بیان شده ، رعایت مواردی به شرح ذیل نیز توصیه و بر اجرای آن تأکید می گردد ؛

الف : هر روزه و در پایان زمان ثبت اطلاعات از فایل های اطلاعاتی سال مالی به روش ذکر شده در یادداشت شماره 3 پشتیبان تهیه گردد .

ب :  حتماً  فایل های پشتیبان تهیه شده همراه با ذکر تاریخ تهیه پشتیبان نگهداری و بایگانی شود .

ج :  علاوه برنگهداری فایل های پشتیبان در درایوی غیر از محل نصب برنامه ، الزاماً  فایل های موصوف خارج از رایانه مورد استفاده و روی فلش مموری و سی دی ذخیره گردد .

د :  فایل های اطلاعاتی سنواتی که حساب ها بسته شده اند و دیگر نیازی به تغییر آنها نمی باشد ، حتماً  روی سی دی و درجای مطمئنی نگهداری شد .

 ﮪ :  در صورت استفاده مجدد از فایل هائی که روی سی دی ذخیره شده اند براساس یادداشت شماره 6 حتماً  فایل های مورد استفاده پس از کپی نمودن در شاخه  osta یا اگر به نام دیگری تغییر داده شده ، قبل از ورود به ابزار کاربران و انجام عمل مرتب سازی از حالت readonly خارج شده باشند .
و :  رعایت نکات فوق موجب حفظ  اطلاعاتی که با صرف وقت و زحمات زیاد صورت گرفته ، خواهد شد و بازیابی اطلاعات با صرف کمترین هزینه و وقت صورت می پذیرد .

5 - روش نگهداری اطلاعات :

خرید ، نصب ، راه اندازی و انجام ثبت عملیات روزانه در سیستم حسابداری از جمله اقداماتی است که در زمان های کوتاه امکان پذیر است و معمولأ هزینه آن نیز خیلی زیاد نبوده و هر شهرداری یا سازمان تابعه قادر به انجام آن می باشد  ، لیکن به مرور زمان با ثبت اطلاعات ، حجم اطلاعات گسترده و زیاد شده و معمولاً ثبت مجدد آن پرهزینه و مستلزم صرف زمان طولانی می باشد و شاید بتوان گفت به علت درگیری کاربران در امور روزمره تقریبأ ناممکن است . پس ایجاب می نماید تا به فکر چاره جوئی بوده و از اطلاعات ثبت شده به بهترین وجه نگهداری و حفاظت شود . در این راستا ساده ترین و مطلوبترین روش ، تهیه پشتیبان  ( backup )  از اطلاعات ثبت شده  به صورت روزانه ، هفتگی ، ماهانه و سالانه  می باشد . فایل های اطلاعات  اصلی برنامه شامل سه فایل می باشد . ( بعنوان مثال برای سال 1393 شامل  codin93.dbf - demh93.dbf - hesab93 hesab93.dbf   که برای سایر سنوات نیز سال 93 نیز تغییر می نماید ولی مبنا همین سه فایل پیش گفته می باشد که این فایل ها روی شاخه  osta یا اگر به نام دیگری تغییر داده شده  ) که اطلاعات اسناد مالی و کد شناسائی حسابها در آن ذخیره می گردد و می توان سه فایل ذکر شده را از طریق کپی نمودن و ذخیره آن درون یک شاخه با ذکر تاریخ تهیه پشتیبان نگهداری نمود . توصیه می شود نگهداری اطلاعات پشتیبان حتی المقدور روی فلش مموری ، سی دی و روی رایانه ای  به غیر از رایانه ثبت اطلاعات ( محل نصب برنامه ) نگهداری شود تا اگر به هر علتی اطلاعات روی رایانه ثبت اطلاعات از بین رفت یا آسیب دید ، درجای دیگری این اطلاعات ذخیره شده قابل استفاده و بازیابی باشد .