16 - چگونگی تنظیم و تغییر شرح های استاندارد :

در حین ثبت سند حسابداری از دو پیش فرض برای تسریع در ثبت سند استفاده می شود که یکی از آنها شرح ردیف های درون سند حسابداری و دیگری شرح پایانی سند در انتهای ثبت سند می باشد . تعدادی شرح استاندارد برای هر دو گزینه در سیستم منظور و در اختیار کاربران قرار گرفته است تا هنگام ثبت در بخش نوشتن شرح با استفاده از کلید جهت دار سمت بالا به این شرح های استاندارد دسترسی پیدا نمایند و با انتخاب هر یک از آنها مورد استفاده قرار گیرد . در صورتی که تصمیم به افزایش ، کاهش و یا تغییر این شرح های استاندارد دارید ، با مراجعه به ابزار کاربران و انتخاب گزینه شرح اسناد ، شما قادر خواهید بود هر یک از شرح ها { شرح دفتر  معین } که همان شرح  پیش فرض  ردیف های  سند  بوده  و  { شرح پایانی سند } که همان شرح پیش فرض انتهای سند می باشد را افزایش ، کاهش و یا تغییر  دهید . در اینجا  لازم  به توضیح است برای اینکه زیبائی و شکل دفاتر ( روزنامه ، کل ، معین  و  تفضیلی ) حفظ  شود ، اصلح تر خواهد  تا  این  شرح های پیش فرض  بیش از چهل کاراکتر ( یا چهل حرف ) نباشد .

15 - چگونگی ایجاد تغییر در تعریف اصول کلی در سرفصلها :

از آنجائیکه در بخش تعریف و تغییر سرفصل ، مبحث تعریف اصول کلی برای ایجاد سرفصل با روش های مختلف در نظر گرفته شده ، فلذا نباید اعداد ذکر شده برای گروه حساب ، سرفصل کل ، سرفصل معین وتفضیلی تغییر داده شود و به بیان دیگر تعریف اصول کلی به هم ریخته شود . چون در این وضعیت و به هم ریختگی دیگر قادر نخواهید بود سرفصل های تعریف شده را در جای خود مشاهده و ثبت اسناد را به شیوه اصولی انجام دهید و معمولاً گزارشات مختلف و دفاتر نیز دیگر با وضعیت تنظیمی قابل دسترس نخواهد بود . در صورتی که تغییرات در سرفصل های تعریف شده اولیه بوجود نیاورده باشید مبنای مورد عمل برای گروه حساب عدد  2  ، برای  سرفصل کل عدد  2 ، برای سرفصل معین عدد  3 و  برای  تفضیلی  عدد 4 می باشد . هرچند ممکن است در زمان ایجاد هریک از موارد فوق و در بخش سرفصل کل زیر مجموعه معین و تفضیلی در جزئیات به مقادیر کمتر نیاز بوده و کاهش یافته باشد که این از خصوصیات سیستم بوده تا بتوان با وضعیت بودجه برنامه ای شهرداریها و  تا حدودی  سرفصل های  استاندارد حسابداری  منطبق نمود . تجربه  از  سال 1374  تا کنون  ( اولین سال اجرای برنامه HESAB ) و تماس های تلفنی کاربران مختلف در ارتباط با سرفصل ها عمدتأ ناشی از همین موضوع بوده است .